Applied GTD for File Management

จากนั้นก็มาตัดสินใจต่อ ว่าจะมันเป็นแค่สิ่งอ้างอิง ที่รอ หรือเผื่อที่จะใช้ในคราวหลัง หรือเป็นงานโปรเจกต์ที่จะต้องทำในปัจจุบัน

ถ้าเป็นอย่างแรก คือเก็บ ก็ให้เราจับใส่ Folder ชื่อ “เก็บ” ซึ่งโฟลเดอร์นี้ พอมีขนาด 4.7 GB ก็ให้เราจับเผา DVD เพื่อเคลียร์ออก แล้วก่อนจะเคลียร์ออก ให้เรานำ DVD แผ่นนั้นเข้าซอฟต์แวร์ทำ Catalog CD/DVD เพื่อที่เรายังสามารถหาไฟล์นั้นๆได้ กรณีที่ต้องการจริงๆ

แต่กรณีที่มันเป็นไฟล์งาน ในโปรเจกต์ปัจจุบัน ก็ให้เก็บเข้าโฟลเดอร์ของโปรเจกต์นั้นๆ ในแผนภาพระบุว่าผมใช้ซอฟต์แวร์ Together App โดยหลักการแล้วคือการจัดหมู่ไฟล์เท่านั้นครับ (คิดถึง iPhoto หรือ Picasa) สำหรับจัดการไฟล์ ซึ่งเราอาจใช้การแบ่งโฟลเดอร์ธรรมดาแทนได้ หรือในกรณีบน Mac OSX เราสามารถจับโฟลเดอร์งานไว้เป็นโฟลเดอร์เดียว แล้วสร้าง Smart Folder ขึ้น เพื่อกรองเป็น Project Folder ได้ด้วย ช่วยลดการใช้ Folder ได้อีกแยะเลย

และโฟลเดอร์งาน ที่ถือว่าสำคัญนี้ ควรต้องทำการ Backup ยกชุด ในวันนี้ผมแนะนำ Online Service ที่ชื่อ Dropbox ครับ สมัครและดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ (Windows, Mac, Linux) มาติดตั้งเพื่อใช้งานได้เลย

โดยหลักการคือ หลังจากติดตั้งเสร็จ จะมีโฟลเดอร์ของ Dropbox อยู่ในเครื่องของเรา ให้เราใส่โฟลเดอร์งานทั้งชุดลงไป มันจะมีการอัพโหลดทั้งชุดนั้น ไปไว้บน Cloud Servers ซึ่งเราสามารถ Restore งานกลับมาใหม่ได้ย้อนหลังถึง 1 เดือน (แบบฟรี แบบเสียเงินจะไม่จำกัด) แม้จะมีการแก้ไขจนเกิดหลาย Edition ก็ตามครับ ทำให้เราไม่ต้องพะวงเรื่องไฟล์หาย คอมพิวเตอร์พังอีกต่อไป