Applied GTD for File Management
Getting Things Done เป็นหลักการในการทำงานที่ได้รับการยกย่องมากในช่วง 5-6 ปีมานี่ครับ หนังสือเขียนโดย David Allen ผมไม่ขอลงรายละเอียดมาก เนื่องจากต้องการขายหนังสือมือสองเล่มนี้ของตัวเอง ขายได้อีก!! และเพื่อนผม @ohm4u ได้ทำ Blog ที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับเรื่องราวเหล่านี้เป็นภาษาไทยอยู่แล้ว ลองชม http://9pages.info/
อ่ะ เรามาเข้าประเดนเกี่ยวกับเรื่องนี้กัน ผมพบว่า GTD
เป็นหลักการกว้างๆ ที่ใช้ได้ดี ยิ่งเราใช้มัน ก็ยิ่งติดใจที่จะประยุกต์กับการจัดการเรื่องต่างๆ จนผู้เขียนพบว่า ตัวเองมีปัญหากับไฟล์มากมายบน Desktop Computer (ปัญหาคลาสสิคของเหล่าผู้บริหารหรือคนทำงานที่ทำงานหลายๆโปรเจกต์พร้อมกัน!!)
ก็พบว่ามันใช้งานได้ดี โดยไฟล์ทุกอย่างหดเหลืออยู่ในประมาณ 5-6 โฟลเดอร์ สุดแท้แต่ว่าใครจะอยากแบ่งไว้แค่ไหน ตัวอย่างของ Life Clever คือ
- Inbox
- Incubate box
- Action & Tickler file
- Current projects rack
- Filing cabinet
- Dump boxes (trash can, recycling bin, shredder)
- ฯลฯ
หลักการคร่าวๆก็คือให้ทุกไฟล์ที่รับเข้ามาในชีวิต อยู่บน Inbox เหมือนรับอีเมล์ จากนั้นก็ค่อยๆ Review/Process ทีละไฟล์ เพื่อ Clear Inbox โดบบางไฟล์อาจนำไปใส่ Incubate box เพื่อรอการนำไปใช้ หรือใส่ใน Current Project ซึ่งเป็นงานที่กำลังทำอยู่ ฯลฯ
ผู้เขียนพบว่าวิธีนี้ ในบางครั้งทำให้เราตัดสินใจยากมาก ว่าจะให้ไฟล์นั้นไปกองอยู่โฟลเดอร์ไหนดี การค้นไฟล์ก็ยิ่งยาก ถ้าเราหาแบบไล่จาก Folder แต่โชคดีที่ OS สมัยใหม่มีระบบ search รวดเร็วทันใจอยู่แล้ว ผู้เขียนเลยใช้ระบบ "Tags" ไฟล์ เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย
ต่อมาจึงพบว่า ถ้า Tags ได้ง่าย Search ได้เร็วแล้ว เราจะแบ่ง Folder บน Desktop ทำไมอีกตั้งมากมาย อาจจะเหลือแค่ Folder Inbox อย่างเดียว หรือไม่ต้องใช้ Folder เลย คือใช้ทั้ง Desktop นั่นละ เป็น Inbox และนอกจากจะใช้โฟลเดอร์น้อยๆ แล้ว เรายังใช้ การติดสินใจที่น้อยและง่ายกว่า คือการตัดสินใช้ว่า "ใช้/ไม่ใช้" เพียงสองครั้ง ด้วยแผนการนี้ครับ
แผนภาพนี้เขียนขึ้นมาโดยระบุซอฟต์แวร์ที่ใช้ส่วนหนึ่งนะครับ แต่โดยหลักการแล้ว สามารถนำไปใช้กับ OS ใดๆที่เป็นรุ่นใหม่ และใช้ซอฟต์แวร์ช่วยตามที่เราถนัดครับ
จากภาพ เมื่อเราได้รับไฟล์หรืออะไรก็แล้วแต่ ให้เราถามคำถามแรกเลย ว่าจำเป็นต้องใช้หรือไม่ ถ้าไม่มีความจำเป็นเลย เช่น Spam Mail หรือคลิปหลุดคนดังที่เราเองก็ไม่อยากดู (อ่ะ อย่างน้อยก็ขอดูหนึ่งครั้งอ่ะน่า) ก็ให้ลบทิ้งทันที เพื่อไม่ให้เป็นเสี้ยนรกตา โดยที่หนึ่งสัปดาห์เราจะมานั่งคุ้ยถังขยะอีกครั้ง เผื่อมีไฟล์ที่เรายังต้องการหลุดรอด ไม่อย่างนั้น ก็ให้ Empty Recycle Bin นั้นทุกสัปดาห์ด้วยครับ
กรณีที่เราต้องใช้ไฟล์นั้น ก็ให้ใช้หลักการ GTD เลยคือถ้าเราต้องทำงานกับไฟล์ภายในสองนาทีเสร็จได้ ก็ให้ทำทันที หรือจะต้องส่งให้คนอื่นทำต่อ หรือต้องทำอะไรกับมันซักอย่าง หรือจะเก็บไว้คราวหน้า พอตัดสินใจได้แล้ว ให้ Tags ไฟล์ด้วยคีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้องเลย
เช่น คลิปวิดีโอคลิปหนึ่ง ผม Tag ว่า "four mod" "clip" "video" "idol"
จากนั้นก็มาตัดสินใจต่อ ว่าจะมันเป็นแค่สิ่งอ้างอิง ที่รอ หรือเผื่อที่จะใช้ในคราวหลัง หรือเป็นงานโปรเจกต์ที่จะต้องทำในปัจจุบัน
ถ้าเป็นอย่างแรก คือเก็บ ก็ให้เราจับใส่ Folder ชื่อ "เก็บ" ซึ่งโฟลเดอร์นี้ พอมีขนาด 4.7 GB ก็ให้เราจับเผา DVD เพื่อเคลียร์ออก แล้วก่อนจะเคลียร์ออก ให้เรานำ DVD แผ่นนั้นเข้าซอฟต์แวร์ทำ Catalog CD/DVD เพื่อที่เรายังสามารถหาไฟล์นั้นๆได้ กรณีที่ต้องการจริงๆ
แต่กรณีที่มันเป็นไฟล์งาน ในโปรเจกต์ปัจจุบัน ก็ให้เก็บเข้าโฟลเดอร์ของโปรเจกต์นั้นๆ ในแผนภาพระบุว่าผมใช้ซอฟต์แวร์ Together App โดยหลักการแล้วคือการจัดหมู่ไฟล์เท่านั้นครับ (คิดถึง iPhoto หรือ Picasa) สำหรับจัดการไฟล์ ซึ่งเราอาจใช้การแบ่งโฟลเดอร์ธรรมดาแทนได้ หรือในกรณีบน Mac OSX เราสามารถจับโฟลเดอร์งานไว้เป็นโฟลเดอร์เดียว แล้วสร้าง Smart Folder ขึ้น เพื่อกรองเป็น Project Folder ได้ด้วย ช่วยลดการใช้ Folder ได้อีกแยะเลย
และโฟลเดอร์งาน ที่ถือว่าสำคัญนี้ ควรต้องทำการ Backup ยกชุด ในวันนี้ผมแนะนำ Online Service ที่ชื่อ Dropbox ครับ สมัครและดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ (Windows, Mac, Linux) มาติดตั้งเพื่อใช้งานได้เลย
โดยหลักการคือ หลังจากติดตั้งเสร็จ จะมีโฟลเดอร์ของ Dropbox อยู่ในเครื่องของเรา ให้เราใส่โฟลเดอร์งานทั้งชุดลงไป มันจะมีการอัพโหลดทั้งชุดนั้น ไปไว้บน Cloud Servers ซึ่งเราสามารถ Restore งานกลับมาใหม่ได้ย้อนหลังถึง 1 เดือน (แบบฟรี แบบเสียเงินจะไม่จำกัด) แม้จะมีการแก้ไขจนเกิดหลาย Edition ก็ตามครับ ทำให้เราไม่ต้องพะวงเรื่องไฟล์หาย คอมพิวเตอร์พังอีกต่อไป
สรุป จริงๆแล้วที่พูดมาทั้งหมด พระเอกของเรื่องนี้คือ การทำ Tagging ไฟล์นั้นเอง ใครขี้เกียจ อ่านแค่บรรทัดสุดท้ายนี้ก็พอ อิอิ
ซอฟต์แวร์ Tags ที่ผมใช้บน Mac เป็นของค่าย Gravity ครับ ขณะที่ผมไม่ได้ใช้บน Platform อื่นๆ ใครรู้จักซอฟต์แวร์ Tags ดีๆบน Windows, Linux รบกวนแจ้งกลับมาที่ผม จะขอบพระคุณมากครับ
บทความนี้เขียนโดยวีระวัฒน์ วีระประเสริฐศักดิ์ ปัจจุบันดูแลโปรเจกต์ต่างๆ ของ GROOV.in.th และบทความนี้จุดประสงค์หลักคือการแชร์ให้ทีมงานหลักที่เกี่ยวข้องอ่านนั้นเอง!!
